Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder wenn gesetzliche Vorschriften dies erlauben.

Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Angaben zu Hosting und Serverstandort finden Sie in Abschnitt 2a.

2a. Hosting und Auslieferung der Website

Diese Website wird auf einem von uns selbst verwalteten Cloud-Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Der Server steht in einem Hetzner-Rechenzentrum in Deutschland. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server die in Abschnitt 3 genannten Zugriffsdaten (Server-Logfiles).

Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet durch das Hosting nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Angebots). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Hetzner.

3. Erhebung von Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben (Server-Logfiles):

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Angebots, insbesondere zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse).

Speicherdauer: Die Server-Logfiles werden nach 4 Wochen automatisch gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit einzelne Einträge zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Kontaktformulare und Terminbuchung

Wenn Sie uns über Kontaktformulare oder das Buchungssystem kontaktieren, erheben wir folgende Daten:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Ihr Anliegen / Nachricht
• Gewünschter Termin (bei Buchungen)

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Speicherdauer: Ihre Daten werden nach Abschluss der Anfrage oder nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Zur technischen Verarbeitung und Weiterleitung von Formular- und Buchungsanfragen setzen wir einen automatisierten Agenten-Dienst (n8n, gehostet in der EU) ein. Mit diesem Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

4a. Kundenportal (externe Anwendung)

Für Bestandskunden verlinken wir auf ein separates Kundenportal (derzeit unter markentrix.netlify.app). Diese Marketingwebsite verarbeitet dabei selbst keine Zugangsdaten, Passwörter oder Sitzungs-Token — Login und Datenverarbeitung erfolgen ausschließlich im Portal.

Das Portal wird aktuell bei der Netlify, Inc., 101 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA, gehostet. Beim Aufruf werden Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse) an Netlify übermittelt. Mit Netlify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. des EU-US Data Privacy Framework, soweit zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ein Umzug des Portals auf unsere eigenen Server bei Hetzner in Deutschland ist geplant; wir aktualisieren diesen Abschnitt dann entsprechend.

5. Speicherung im Browser (Local-/Session-Storage)

Beim ersten Besuch fragen wir über ein Einwilligungsbanner, ob Sie der Nutzung von Google Analytics zustimmen (siehe Abschnitt 6). Ohne Zustimmung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Verbindung zu Google aufgebaut. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

Technisch notwendige Speicherung im Browser erfolgt ohne Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Folgende Einträge werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser gespeichert, ohne Übertragung an uns oder Dritte:

5a. Einsatz von KI-Systemen (EU-KI-Verordnung)

Wir setzen KI-gestützte Assistenzsysteme ein, um Anfragen über Telefon, WhatsApp und E-Mail aufzunehmen, zu strukturieren und Termine vorzuschlagen. Gemäß Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) weisen wir darauf hin: Wenn Sie mit einem solchen Assistenten interagieren, sprechen bzw. schreiben Sie mit einem KI-System, nicht mit einem Menschen. Der Assistent gibt dies zu Beginn jedes Gesprächs aktiv an. Auf Wunsch werden Sie jederzeit an eine natürliche Person weitergeleitet.

Verarbeitet werden dabei die von Ihnen mitgeteilten Angaben (Name, Kontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch) sowie bei Telefonaten eine automatisierte Transkription des Gesprächsinhalts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit erteilt). Eine Aufzeichnung des Tonmitschnitts erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zu Beginn des Gesprächs.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: Der Assistent erfasst und terminiert, er trifft keine rechtlich bindenden Entscheidungen über Sie. Die eingesetzten Systeme sind keine Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne des Anhangs III der KI-Verordnung.

Eingesetzte KI-Anbieter

• OpenAI (Sprachmodelle zur Beantwortung und Strukturierung von Anfragen). Anbieter für Kunden im EWR: OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irland; Verarbeitung auch durch die OpenAI, L.L.C., USA.
• Anthropic (Claude) (Sprachmodelle zur Beantwortung und Strukturierung von Anfragen). Anthropic PBC, San Francisco, USA, bzw. deren europäische Vertragsgesellschaft.
• Retell AI (Sprachtelefonie, Spracherkennung und Transkription für den KI-Telefonassistenten). Retell AI, Inc., USA.

Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Da eine Verarbeitung in den USA stattfinden kann, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wir nutzen die Anbieter über deren geschäftliche Schnittstellen (API); Ihre Eingaben werden nach den Bedingungen der Anbieter nicht zum Training ihrer KI-Modelle verwendet.

Gesprächstranskripte und Chatverläufe speichern wir nur so lange, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, und löschen sie anschließend, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Google Dienste

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

8. Datensicherheit

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.

9. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter markentrix.de/datenschutz abgerufen und ausgedruckt werden.